Vejledning ved større arrangementer
Der skal fremsendes en ansøgning til Hillerød Kommunes Beredskab hvis der gennemføres større arrangementer i kommunen, hvor mange mennesker samles i bygninger, telte eller i det fri. I visse tilfælde skal der også udarbejdes en Beredskabsplan for arrangementet.
Beredskabet går gerne i dialog med arrangørerne for at sikre, at gældende regler overholdes med hensyn til personsikkerheden m.v. og muligheden for at der kan ske en sikker indsats i tilfælde af brand eller ulykker.
Et større arrangement kan f.eks. være: kræmmermarkeder, idrætsstævner spejderlejre, cirkusforestillinger, dyrskuer, festuger, vejfester, udendørs koncerter, teltlejre, sommerlejre, samt festivaler m.m. Arrangøren skal sende en ansøgning om tilladelse til afholdelse af arrangementet til Hillerød Kommune, Beredskabet, Trollesmindealle 27, 3400 Hillerød eller via mail beredskab@hillerod.dk Ansøgningen skal senest modtages 30 hverdage inden arrangementets afvikling. Af hensyn til arrangementets planlægning, markedsføring m.v. anbefaler vi dog, at vi inddrages allerede 6-9 måneder før arrangementets afvikling.
Ansøgningen skal indeholde følgende dokumentation og oplysninger:
- Arrangementets afholdelsessted, dato, tidspunkt og personbelastning (publikum, personale, frivillige m.fl.)
- Navn, bopælsadresse og telefonnummer på den ansvarlige arrangør
- Beredskabsplan – risikovurdering for arrangementets afvikling
- Beskrivelse og målfast tegningsmateriale af pladsens indretning (herunder tilkørselsveje)
- Pladsfordelingsplan for forsamlingstelte og selskabshuse til mere end 150 personer med angivelse af inventaropstilling, flugtvejsforhold, brandslukningsmateriel og teltdugens brandmæssige egenskaber m.v.
- Byggetilladelse for opstilling af tribune-, scene- og tilskuerkonstruktioner m.v.
- Såfremt der findes delområder med forsamlingstelte og selskabshuse, campingområder og salgsområder, skal der fremsendes dokumentation for, at disse områder opstilles i henhold til bekendtgørelse om brandværnsforanstaltninger for forsamlingstelte, selskabshuse, salgsområder og campingområder, der ikke er omfattet af campingreglementet. Bekendtgørelsen kan du finde på Beredskabsstyrelsens hjemmeside.
Den ansvarlige arrangør skal sikre at:
- alle personer – publikum, frivillige eller andet personale, som er tilknyttet arrangementet - har uhindret mulighed for at komme til et sikkert område, væk fra en opstået brand eller anden truende ulykke. Dette gælder både for personer, der opholder sig inde i forsamlingstelte, selskabshuse el.lign., som for personer der opholder sig udendørs i afspærrede områder
- risikoen for at brande eller anden truende ulykke kan opstå er mindst mulig
- der er rednings- og slukningsmuligheder i tilfælde af brand.
Beredskabskontoret sender tilladelse til arrangementet til den ansvarlige for arrangementet, hvis det gennem ovenstående dokumentation vurderes, at der er en tilstrækkelig sikkerhed. Senest 3 dage inden arrangementet skal der være truffet aftale med Beredskabet om kontrol på stedet, efter pladsen er indrettet. Først herefter gives den endelige godkendelse til afvikling af arrangementet.